Должностная инструкция помощника руководителя (ПС «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»). Должностная инструкция помощника руководителя образец Требования к помощнику руководителя

В статье рассмотрим должностные обязанности личного помощника. Расскажем, какие качества необходимы, чтобы успешно справлять с для данной работой

Материалы по теме:

Кто такой личный помощник руководителя

Должность помощника руководителя на российском рынке труда возникла сравнительно недавно. Исходя из должностных обязанностей, можно резюмировать, что личный помощник - тот же секретарь руководителя , но с расширенными обязанностями.

Дело в том, что работа личного ассистента не ограничивается только обязанностями секретаря: к ним также добавляются, например, обязанности по планированию графика руководителя, организации мероприятий, проведению телефонных переговоров. Можно сказать, что основной долг личного помощника - разгрузить руководителя. То есть именно личный работник выполняет большую часть работы руководителя. Рамки, естественно, каждый начальник определяет индивидуально. Бывают даже такие случаи, когда ассистент руководителя, фактически, замещает шефа. В большинстве случаев круг обязанностей личного помощника, закрепленных в должностной инструкции, значительно меньше, чем на практике.

Должностные обязанности

Должностные обязанности помощника руководителя регламентирует профстандарт. Данный документ содержит перечень обязанностей для таких сотрудников, как секретарь-референт и секретарь руководителя. Известно, что соблюдение профстандарта в компаниях, не относящихся к числу муниципальных и государственных, не является обязательным. Однако рекомендации, указанные в данной документации, отражаются в определении должностных обязанностей секретарей в частных компаниях.

Должностная инструкция помощника руководителя с учетом требований профстандарта

Скачать документ полностью

Профессиональный стандарт не содержит такой профессии, как личный помощник. Однако наиболее полно его должностные обязанности отражены именно в профстандарте для секретаря руководителя. В первую очередь они делятся на 2 части:

1. Организационное обеспечение деятельности руководителя.
2. Документационное обеспечение деятельности руководителя организации.

Организационное обеспечение состоит из:

• формирования плана рабочего дня секретаря руководителя;
• организации приема звонков руководителя;
• подготовки и обслуживания различных мероприятий: совещаний, деловых встреч, заседаний;
• контроля исполнения поручений;
• организации и поддержания функционального рабочего пространства в приемной и кабинете руководителя.

Эти функции помощника руководителя также известны как административная поддержка, так как при их выполнении секретарь фактически осуществляет администраторскую работу.

Интеллект-карта организации командировки руководителя

Как составить и использовать карту

Документационное обеспечение включает в себя составление и оформление:

• организационных документов;
• управленческой документации;
• организацию работы с документами;
• обработку дел для последующего хранения.

Отметим, что ассистент руководителя, обязанности которого совпадают с вышеперечисленными, зачастую вынужден выполнять ряд личных поручений. Данный круг обязанностей рекомендуется определять непосредственно при приеме на работу.

Личные качества помощника руководителя

Задачи помощника руководителя не из легких. Поэтому сотрудник должен быть максимально готов к их выполнению, как морально, так и физически. Давайте рассмотрим наиболее важные личные качества, которыми должен обладать личный помощник.

Стрессоустойчивость . Данное качество - обязательное из-за большого объема работы и обязанностей персонального помощника. Только холодный ум и умение не реагировать на внешние раздражители или авральный режим работы помогут личному помощнику не растерять свои силы уже в самом начале рабочего дня.

Коммуникабельность . Известно, что в приемной руководителя никогда не бывает тихо: там всегда ожидают посетители, или звонит телефон. И именно помощник руководителя вынужден общаться с каждым человеком, желающим получить аудиенцию у руководителя. При этом у всех желающих разные вопросы, цели и настроение, ко всем из них надо найти общий язык и завоевать их доверие. Будьте уверены, ваш руководитель вряд ли будет доволен, если к нему в кабинет попадет разгневанный клиент. Поэтому в данном случае задача личного помощника будет заключаться в недопущении подобных ситуаций, что невозможно при отсутствии коммуникабельности. Главное, чтобы коммуникабельность не перетекла в болтливость.

Ошибки и глупости помощника, которые обязательно заметит руководитель

Другие ошибки и способы их избежать

Внимательность . Данное качество имеет большое значение в работе с документами. Личный помощник должен уметь с первого взгляда оценить правильность оформления и составления того или иного документа. Боле того, основная причина ошибок в документах как раз заключается в невнимательности.

Память . Известно, что работа с документами связана с большим количеством нормативных актов и законов, который личный помощник обязан знать. Помимо этого, ежедневно в приемную поступает большое количество звонков, о которых нельзя забывать. Также необходимо помнить и имена всех важных партнеров, информацию о текущем состоянии дел и т.д. Все это требует от секретаря хорошей памяти и умения быстро работать с информацией.

Какие качества важны для помощников: с точки зрения руководителей и самих помощников

Каких помощников и секретарей ждут руководители

Кроме того, эффективный помощник должен быть проактивным и обладать развитым эмоциональным интеллектом. Низкий эмоциональный интеллект для помощника руководителя - противопоказание к этой работе. Поэтому вам просто необходимо понимать свои эмоции и уметь управлять ими, а также понимать эмоции других.

Проверьте, развит ли у вас эмоциональный интеллект

Одно из важных качеств для руководителя в помощнике - проактивность. Такой помощник проявляет инициативу. Он просчитывает на шаг вперед, готовит запасные варианты, уточняет дополнительную информацию и детали, задает вопросы, принимает решения. Проактивный помощник обладает тремя важными навыками: любознательность, ответственность и креативность.

Проверьте, насколько вы любознательны

Скачать и пройти тест

Профессиональные качества ассистента руководителя

Профессиональные качества, необходимые в работе личного помощника руководителя, составляют внушительный список. Для их определения можно также воспользоваться профстандартом, который наглядно отображает, какие умения требуются для выполнения определенных должностных обязанностей. Так, для выполнения организационного обеспечения деятельности руководителя личный помощник должен обладать многими профессиональными качествами.

1. Понимать специфику производственной деятельности организации:
   • специфику отрасли;
   • закономерности взаимодействия организации и внешней среды.
2. Уметь коммуницировать с руководящим составом организации и ее подразделений.
3. Знать методы научной организации труда;
   • функции самоменеджмента;
   • принципы и правила планирования рабочего времени;
4. Уметь ставить цели. Основы планирования.
5. Знать принципы установления приоритетов.

Как определить приоритеты своего развития

Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.

Образец должностной инструкции помощника руководителя

1. Основные положения

1. Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
2. Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
3. Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.

Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:

1. полное высшее образование;
2. опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
3. знание основ оргтехники и компьютерных программ;
4. хорошее знание делового английского языка.

Помощник руководителя должен разбираться в:

• основных нормах делопроизводства;
• основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
• востребованных в офисе компьютерных программах;
• деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
• ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
• внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
• иерархии фирмы и её структуре;
• приемах стенографии;
• правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
• правилах пользования оргтехникой;
• стандартах делового этикета.

Помощник руководителя руководствуется:

• действующими законами РФ;
• внутренними документами фирмы;
• пунктами данной должностной инструкции.

2. Функции

Функции помощника руководителя:

1. Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
2. Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
3. Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
4. Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
5. Организация оптимального приема посетителей.
6. Помощь руководителю в планировании его делового графика.
7. Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
8. Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
9. Выполнение рабочих поручений руководителя.
10. Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
11. Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
12. Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
13. Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
14. Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.

3. Ответственность

Помощник руководителя несёт следующую ответственность:

1. За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
2. За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
3. За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
4. За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.

4. Права

Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:

1. Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
2. Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
3. Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
4. Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
5. Визировать документы в границах своей компетенции.
6. Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
7. Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
8. Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
9. Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
10. Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.

ФАЙЛЫ

Зачем нужна должностная инструкция

Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.

Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.

И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.

Профессия помощника руководителя является значимой для управления производством. Специалист занимается организационными вопросами в сфере координации деятельности субъекта хозяйствования. Его должностные обязанности противоречивы и неоднозначны. Они устанавливаются руководителем компании на каждом предприятии индивидуально с учетом специфики его деятельности, полномочий руководящего состава и его желания.

Профессия помощник руководителя

Обязанности специалиста часто путают с обязанностями секретаря или офис-менеджера. Однако на самом деле это разные специальности, предполагающие различные права, ответственность и перечень дел.

Помощник руководителя занимается организационной деятельностью компании. В его обязанности также входит координирование встреч с партнерами и клиентами. Директор вправе возложить на работника часть своих обязанностей, при условии закрепления их за ним распорядительной документацией. Должностные обязанности помощника руководителя предполагают выполнение перечня работ:

• составление расписаний встреч;
• организация поездок делового характера;
• оформление документов;
• визирование или подпись документации в рамках своей компетенции;
• обеспечение нормального климата в коллективе;
• ведение телефонных переговоров;
• закупка канцтоваров;
• ведение переговоров.

Стандартные обязанности

Должностная инструкция помощника руководителя включает перечень стандартных обязанностей, которые сотрудник обязан выполнять. Они имеют отношение к организации делопроизводства субъекта хозяйствования. Сфера деятельности работника может быть сокращена до решения документальных вопросов, имеющих отношение только к руководящему составу компании.

В трудовом договоре помощника руководителя всегда присутствует неясность, поскольку четко не регламентировано, что конкретно вменяется в обязанность трудящемуся.

Она формируется записью о том, что он должен выполнять не только профессиональные обязанности, но и личные поручения руководства. На некоторых предприятиях специалисты координируют его деятельность, составляют рабочий план, формируют записи на прием посетителей, составляют графики совещаний, напоминают директору о событиях и необходимости проведения конкретных мероприятиях, а также составляют ему рабочий план деятельности. В обязанность помощника может быть также вменена переписка от имени компании, ведение телефонных разговоров в интересах субъекта хозяйствования, а также поиск информации по запросу директорского состава.

Дополнительные обязательства

Трудоустраиваясь на должность помощника руководителя, не стоит рассчитывать, что перечень обязанностей ограничится их стандартным набором, оговоренным на собеседовании. Специалист должен понимать особенности профессии и быть готовым возложить на себя любые обязательства по распоряжению руководства. Их выполнение может требовать наличия дополнительных знаний и квалификаций, а может быть связано даже с физическим трудом, что актуально в условиях предупреждения или ликвидации аварийных ситуаций.

Требования к специалисту и его должностные обязанности

Помощнику может быть вменен в обязанность контроль за состоянием охраны труда на предприятии и за соблюдением правил пожарной безопасности сотрудниками. Для того чтобы справиться с такими задачами, ему придется пройти дополнительное обучение.

Читайте также: Должностная инструкция оператора АЗС

Приветствуются знания помощником руководителя иностранных языков, которые он сможет применить при проведении переговоров. Они часто имеют конфиденциальный характер, в результате чего руководство не желает прибегать к услугам стороннего переводчика, чтобы не разглашать сведения. В таких ситуациях помощнику, придется сопровождать руководителя в командировках, которые чаще всего придется самому и организовывать. На него будет возложено решение всех бытовых вопросов относительно приобретения билетов, топлива, заказа такси и оформления гостиницы. Ему также придется решать все документальные вопросы и проблемы проживания в другом городе или стране.

Профессиональные требования

Требования к специалисту формируются в соответствии с представлением о профессии со стороны руководства.

Чаще всего она рассматривается как руководящая должность, имеющая потенциал для карьерного старта. Директор, желая видеть в помощнике компетентного специалиста, будет искать человека с опытом в управленческой деятельности и в администрировании. На крупных предприятиях, руководство подбирает себе помощника, владеющего знаниями в юридической сфере.

Функциональные обязанности

Для качественного выполнения возложенных обязанностей, специалист должен владеть навыками работы с офисными программами, быть грамотным и уметь быстро набирать тексты. Приветствуется знание иностранных языков и компьютерных программ, которые могут быть полезны или даже необходимы при оказании помощи в деятельности руководящего состава компании.

В функции помощника руководителя может быть предусмотрено ведение переписки и организация документооборота, что обязывает его знать основы этикета, применяемого в деловых условиях и регламент делопроизводства. Для ведения переговоров важно знать действующее законодательство и быть обладателем грамотной речи.

Базовые требования к специалисту могут быть дополнены руководителем в соответствии со спецификой деятельности компании и с его личным пониманием нюансов работы специалиста. От соискателя могут быть потребованы курсы повышения квалификации или наличие бизнес-образования.

Личные качества

Специфика должности обуславливает требования к личным качествам ее обладателя. Специалист осуществляет деятельность под непосредственным руководством работодателя, в результате чего ему придется первым принимать на себя его гнев, выраженный недовольством результатом не только лично проделанной работы, но и деятельности сотрудников, находящихся у него в подчинении. Чтобы нормально воспринимать конфликтные ситуации, необходимо обладать таким качеством, как стрессоустойчивость.

Требования к знаниям специалиста

Вероятнее всего, что руководство будет стремиться переложить ряд своих обязательств на помощника, то нужно быть готовым к многозадачности, предполагающей качественное и компетентное параллельное рассмотрение и решение нескольких задач. Сотрудник должен быть готовым к тому, что они часто будут выходить за рамки делового сотрудничества.

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

• Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
• Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
• Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

• Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
• Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

• Методическими рекомендациями.
• Уставом.
• Трудовым соглашением.
• Приказами руководителя.
• Должностной инструкцией.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

• Организация переговоров, в том числе по телефону.
• Прием корреспонденции.
• Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
• Контроль над исполнением поручений гендиректора.
• Предоставление бумаг на подпись руководителю.
• Прием посетителей гендиректора.
• Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
• Обеспечение эффективной работы гендиректора.
• Составление плана рабочего дня.
• Информационное сопровождение гендиректора.
• Участие в совещаниях и деловых встречах.
• Организация деловых встреч.
• Организация презентаций.
• Подготовка отчетов о тратах.
• Исполнение личных поручений.
• Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

• Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
• Право на получение необходимых сведений.
• Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

• Невыполнение должностных инструкций.
• Действия, нарушающие законы РФ.
• Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

• Проактивность, работа на опережение.
• Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
• Предотвращение сложностей.
• Универсальность.
• Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
• Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
• Способность работать с информационными потоками.
• Умение соблюдать конфиденциальность.
• Способность системного анализа ситуации.
• Способность предложить сразу нескольких решений.
• Владение ПК на среднем и высоком уровне.
• Знание основ тайм-менеджмента.
• Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
• Дипломатичность.
• Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
• Оперативная работа с большими объемами информации.
• Хорошая память.
• Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Должностная инструкция помощника руководителя — документ, в котором четко определяется специфика задач, решаемых сотрудником на соответствующей должности, поскольку она может включать широкий круг обязанностей. На что обратить внимание при составлении инструкции, расскажем в нашей статье.

Кто такой помощник руководителя

Должность «помощник генерального директора» может подразумевать очень разные трудовые функции. Сотрудник фирмы, занимающий ее, на практике может быть:

• фактическим заместителем руководителя фирмы по определенным группам вопросов (например, по правовым);
• личным секретарем директора.

Изучим особенности инструкций для каждой из позиций подробнее.

Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)

В инструкции помощника директора по определенной группе вопросов в первую очередь фиксируется, что данный сотрудник:

• относится к категории руководителей;
• подчиняется непосредственно генеральному директору.

По своим полномочиям такой специалист фактически равен заместителю руководителя фирмы. К данному сотруднику предъявляются достаточно высокие квалификационные требования:

• наличие высшего образования по профилю специальных вопросов (например, юридического);
• длительный стаж работы — 3 года и более.

Кроме того, в инструкции для данного специалиста указывается перечень источников, которыми он должен руководствоваться. Как правило, это весьма сложный по составу комплекс документов: в него могут входить НПА, относящиеся как к общему, так и к специальному законодательству в сфере деятельности фирмы, локальные акты, методические, учебные материалы, источники, отражающие правоприменительную практику.

Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.

Инструкция личного помощника директора

Должность помощника руководителя может также соответствовать позиции секретаря, выполняющего работу в приемной.

В должностной инструкции помощника руководителя , выполняющего данную функцию, может быть зафиксировано, что он:

• относится к категории специалистов;
• подчиняется не только генеральному директору, но и руководителю службы, отвечающему за кадровый менеджмент, в части секретарских функций.

Таким образом, помощник директора в статусе секретаря имеет несоизмеримо меньше полномочий, чем специалист, который по своим трудовым функциям соответствует заместителю гендиректора. Это предопределяет существенно менее строгие квалификационные требования к данному работнику. Как правило, для занятия должности ему достаточно иметь среднее образование, а требования к стажу работы для секретаря могут быть не установлены в принципе.

Перечень источников, которыми должен руководствоваться секретарь, также существенно более узкий, чем в случае с фактически заместителем директора. Как правило, речь идет об общих правовых нормах, а также локальных актах, которые непосредственно регулируют работу секретаря.

Помощник гендиректора фирмы, выполняющий трудовую функцию секретаря, чаще всего не имеет в подчинении других сотрудников. Однако он может быть наделен полномочиями по направлению запросов и распоряжений другим сотрудникам, если это необходимо для выполнения его трудовых функций.

Где скачать образец должностной инструкции помощника директора

Поскольку на практике под помощником руководителя фирмы может пониматься либо его заместитель, либо секретарь (2 несхожие по трудовым функциям и полномочиям должности), мы приводим образцы инструкций для сотрудников, занимающих каждую из этих должностей.